Cada vez son más las empresas que empiezan a darle prioridad a la gestión documental. Sin ella, la gestión de toda la documentación resulta complicada y puede haber consecuencias graves como reprocesos, pérdida de documentos importantes, riesgos en la seguridad informática de la empresa, entre muchos otros.
Hoy queremos explicarte qué es y cuáles son las principales funciones de la gestión documental para que comprendas porqué sí o sí tu empresa, sea grande o pequeña, debe contar con ella.
Qué es la gestión documental
La gestión documental se define como un sistema diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa. En otras palabras, es una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla cuando lo necesiten.
Principales funciones de la gestión documental
Como lo mencionamos antes, los sistemas de gestión documental cubren gran parte de las necesidades tecnológicas e informáticas de la empresa: búsqueda y consulta de la información, almacenamiento de datos, etc. Por eso, podemos afirmar que sus principales funciones son:
- Establecer sólidas estrategias técnicas.
- Gestionar las políticas para la administración y la creación de documentos.
- Organizar coherentemente toda la documentación.
- Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
- Conservar la información y los documentos sean físicos o digitales.
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¿Por qué es importante la gestión documental?
Por mucho que nuestra empresa le apueste a la transformación digital y cada vez sea menos el uso de documentos físicos, el volumen de datos, documentos e información en la nube también debe ser gestionada. En este sentido, un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.
Podríamos entonces, de acuerdo a lo anterior, deducir que el uso de una solución de gestión documental nos brinda beneficios como:
Seguridad de los documentos:
Cuando los documentos no se gestionan, la posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas es considerable.
Acceso a los documentos cuando son necesarios:
Ya no es necesario esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza justo cuando es necesaria.
Ahorro de tiempo:
Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar.
Mejora en los procesos:
La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión.
Cumplimiento de las normativas de seguridad:
Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo ya están diseñados para el cumplimiento de la LOPD (Ley de Protección de Datos) a través del acceso controlado al repositorio. ¿Sabías esto?
Para concluir, una mala gestión documental no sólo acarrea una importante pérdida de tiempo, sino un sinfín de contratiempos que pueden poner en riesgo tus aspiraciones empresariales. ¿Estás dispuesto a correr ese riesgo?
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