De manera frecuente las personas llegan al final del día estresadas, sin poder haber cumplido con todas las pautas del trabajo o de la rutina del día. Esto es especialmente preocupante cuando se deben coordinar proyectos con un tiempo de entrega limitado y en especial, es preocupante cuando afecta la productividad y resultados de la empresa. Por eso contar con un gestor de tareas puede disminuir el riesgo de retrasos, desorganización, re procesos y muchos aspectos más.

¿Qué es una herramienta de gestión  de tareas y procesos?

Las herramientas de gestión de tareas permiten a grupos de usuarios trabajar juntos con más cohesión para completar proyectos de forma rápida y completa. Las funciones de seguimiento de tiempos y proyectos aseguran que todas las tareas del proyecto estén cubiertas y que los informes de progreso estén actualizados.

Este tipo de plataformas generalmente incluyen funciones de asignación y plazos automáticos de tiempo, sincronización de correo electrónico, listas de tareas, interfaz colaborativa para todos los usuarios y recordatorios de tareas.

Además, las distintas posibilidades de usar un gestor de tares en distintos soportes, como el Smartphone o el ordenador, aportan mayor flexibilidad para realizar las tareas en cualquier momento y lugar.

¿Por qué usar una herramienta de gestión de tareas y procesos?

Falta de seguimiento en las tareas.

Puede suceder que los gestores soliciten tareas por inconcreción o para requerir información complementaria, pero ¿saben en qué punto se encuentran esas tareas? ¿Sabemos qué está gestionado o qué está pendiente?

Asuntos sin priorizar.

No identificar o declarar de forma correcta los asuntos puede generar confusión o no  darle la importancia necesaria a determinado proceso que sí lo ameritaba. Puede que se olvide o que se envíe a un lugar equivocado. Como consecuencia, se genera el caos administrativo, olvido, re procesos y pérdida de tiempo o dinero.

Falla en la comunicación interna.

Cualquier proyecto, independientemente de su tamaño, implica la colaboración de varios miembros de la plantilla. Contar con una herramienta para gestionar proyectos ayuda a que la comunicación entre las personas sea más fluida, directa y sencilla.

Escasa agilidad.

Al no tener los procesos identificados en su etapa respectiva, la tramitación de asuntos puede convertirse en una tarea compleja, esto implica que los resultados pueden tardar mucho más y generar molestias tanto en el equipo de trabajo como con el cliente.

Adiós reuniones eternas.  

Con la crisis sanitaria de la COVID-19 muchas empresas adoptaron la modalidad de teletrabajo y hoy continúan con él. El uso de software de gestión evita las largas reuniones presenciales que además, implican tiempo de desplazamiento. Hoy, gracias a dichas herramientas los encuentros de revisión, socialización o retroalimentación son más cortos y productivos.

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¿Qué herramienta elegir?

En el mercado existen varias herramientas, no todas disponen de las mismas capacidades, por lo que debes seleccionar aquella que mejor se adapte a tus necesidades particulares.

beewo, por ejemplo, es una plataforma fácil para gestionar tus procesos. Una de las características más relevantes que tiene beewo es la seguridad y control de acceso a la información, para ello desde configuración se puede gestionar las autorizaciones y accesos según los cargos de la organización para después poder crear usuarios y asignarle el cargo correspondiente. 

De igual manera, beewo cuenta con la posibilidad de personalizar el acceso a los módulos más frecuentes por medio de la opción de favoritos que funcionan como accesos rápidos con un entorno ameno y agradable a la vista.  ¿Necesitas saber cómo funciona? Consulta con nosotros. Te acompañamos y asesoramos para que siempre puedas tomar la mejor decisión.

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